การบริหารจัดการภาระงาน (Workload Management)

ภาระงานล้นมือ (Work Overload) แก้อย่างไรดี 

ก่อนอื่นต้องรู้ตัวก่อนว่า ตอนนี้ ตัวเรามีภาระงานล้นมือหรือไม่ โดยเราสามารถสังเกตได้ว่า ชีวิตตอนนี้ มีเวลาพอที่จะเรียนรู้พัฒนาตัวเองอย่างอิสระอยู่รึป่าว

โดยส่วนตัวแล้ว ถ้าเจอภาระงานล้นมือผมจะท่องคาถานี้ครับ

"ทำเรื่องยากให้ง่าย

มอบหมายงาน

บอกผ่านบ้าง

ปล่อยวางผลแบบเดิม"

แต่ละข้อมีรายละเอียด ดังนี้

🔔1. ทำเรื่องยากให้ง่าย

จัดลำดับความสำคัญของงาน ด้วยการตัดงานที่ตัดได้ออกไปก่อน (Eliminate) เช่น การอ่าน News Feed หรืองานบันเทิงเริงใจต่าง ๆ จากนั้นก็มาดูว่างานไหนพอจะจัดการงานด้วยระบบอัตโนมัติหรือใช้เทคโนโลยีช่วยได้บ้าง (Automate) จนที่สุดแล้วค่อยมาดูว่าอะไรบ้างที่ต้องทำจริง ๆ ถ้างานยาก ก็ต้องแบ่งงานให้เป็นงานเล็ก ๆ เพื่อให้รู้สึกว่าทำได้ง่ายขึ้น จุดเปลี่ยนของความสามารถนี้ บางทีก็เกิดจากการมองเห็นคุณค่าในชีวิต (อ่านบทความ ยังมีชีวิต จึงรู้สึกได้)

🔔2. มอบหมายงาน 

เวลาเรามอบหมายงาน สามารถสังเกตคนที่เรามอบหมายงานให้ 3 ข้อ เพื่อให้แน่ใจได้ว่า เลือกคนได้ถูกและงานจะสำเร็จ คือ 

(หนึ่ง) สังเกต Head - หลังจากอธิบายงานให้เขาฟังแล้ว ถามเขาว่า เข้าจะทำงานนั้นอย่างไร เพื่อสังเกตว่า เขาเข้าใจรึป่าว

(สอง) สังเกต Heart - หลังจากอธิบายงานให้เขาฟังแล้ว เขารู้สึกกับงานอย่างไร เต็มใจทำรึป่าว เราสามารถกระตุ้นแรงจูงใจเขาได้ไหม

(สาม) สังเกต Hand - คนรับงานเขามีสุขภาพร่างกายที่พร้อมจะทำรึป่าว ข้อสามนี้สำคัญที่สุด เพราะแม้แต่เราเองก็ยังต้องพิจารณาว่า ควรรับงานมาทำมากแค่ไหนจึงจะพอดี ซึ่งนำไปสู่ การบอกผ่านบ้าง

🔔3. บอกผ่านบ้าง

ข้อนี้เหมือนง่าย แต่ทำจริงไม่ง่ายเลย จะเกิดอาการเกรงอกเกรงใจ ไม่กล้าปฏิเสธงาน ถึงที่สุดแล้วอาจต้องตัดสินใจปฏิเสธงานไปบ้าง เพื่อให้เกิดทางออกใหม่ ๆ ที่จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรมากกว่า หากยื้องานไว้ทำเอง แต่กลับทำไม่ไหวอาจจะกลายเป็นผลเสียกับผู้อื่นได้

🔔4. ปล่อยวางผลแบบเดิม

ผลงานบางอย่างเคยเตรียมตัวเป็นเดือน พอเหลือเวลาเตรียมตัวไม่กี่วัน คุณภาพงานก็มีโอกาสตกไปจากมาตรฐานเดิม อันนี้เป็นธรรมดา แต่เราจะรับได้มากน้อยแค่ไหน ถ้าใจคุ้นเคยกับผลลัพธ์ในระดับเต็มพิกัด การปล่อยวางผลไม่ใช่เรื่องง่ายซะเลยทีเดียว สำหรับคนที่คาดหวังกับตัวเองสูง (Maximizer)

"ทำเรื่องยากให้ง่าย 

มอบหมายงาน 

บอกผ่านบ้าง 

ปล่อยวางผลแบบเดิม" 

เพื่อน ๆ ชอบวิธีไหนกันบ้าง หรือมีทางออกอื่น ๆ อย่างไร แลกเปลี่ยนแบ่งปันกันได้นะครับ

--- รัน ธีรัญญ์

หลักสูตรที่เกี่ยวข้อง

• หลักสูตร การบริการจัดการเวลา แบบมืออาชีพ - Time Management: Stress less, Success more.