4 คำถาม ก่อนตัดสินใจนัดประชุม (Before Holding a Meeting)

1. เราทำความเข้าใจด้วยตนเองหรือยัง

ศึกษาข้อมูล คิดเชิงกลยุทธ์ ประเมินภาพรวมของโครงการ ได้แก่ ขอบเขตงาน, กำหนดเวลา, ต้นทุน (Scope, Time, Cost) วิเคราะห์จุดแข็ง (Strength) ศึกษาโอกาส (Opportunity) ตั้งเป้าหมาย (SMART Goal) และวางแผนงาน (Planning) 

2. เราจำเป็นต้องแลกเปลี่ยนกับคนอื่นหรือยัง

ถ้าเราอยู่ในสถานการณ์ที่เห็นหรือรับรู้ข้อมูลอยู่แล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องนัดประชุมบ่อย ๆ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับรูปแบบของการบริหารจัดการโครงการด้วย ว่าเป็นแบบไหน (Waterfall หรือ Agile) ในกรณีที่จำเป็นต้องแลกเปลี่ยนข้อมูล ต้องการบริหารจัดการความคาดหวัง หรือต้องการมอบหมายงาน ก็ให้สื่อสารอย่างเหมาะสม และจัดระบบงาน (Organizing) อย่างมีประสิทธิภาพ

3. เราจำเป็นต้องนัดคุยกันแบบสด ๆ หรือเปล่า

การสื่อสารที่เหมาะสม บางทีอาจไม่ใช่การนัดประชุมเสมอไป บางครั้งการส่งข้อมูลให้กัน โดยให้เวลาทำแบบไม่เฉพาะเจาะจงเวลาจนเกินไป จะช่วยให้อีกฝ่ายหนึ่ง สามารถจัดสรรเวลาที่เหมาะสม และส่งข้อมูลกลับได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในขั้นตอนนี้ จำเป็นต้องอาศัยการนำแบบผู้เอื้ออำนวย (Leading as Facilitator) ที่กระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วม และเกื้อกูลให้เกิดแรงจูงใจจากภายใน 

4. เราควรนัดคุยแบบมาเจอกัน หรือออนไลน์

ในปัจจุบัน มีเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถสื่อสารกันได้แบบสด ๆ (Real Time) เช่น Live Chat หรือ Video Conference เป็นต้น โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางมาเจอกัน ช่วยให้เกิดความรวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และไม่ต้องกังวลว่าใครจะรถติด แล้วมาประชุมสาย หรือองค์ประชุมจะมาครบหรือไม่ เทคโนโลยีการสื่อสารแบบต่าง ๆ ช่วยให้เรา ติดตามประเมินผล (Evaluating) ได้ง่าย และช่วยลดการกดทับทางอารมณ์ เพิ่มบรรยากาศที่ส่งเสริมความรับผิดชอบในตนเองมากขึ้น

บทความนี้ คือ แนวทางที่ช่วยลดเวลาในการประชุม เพื่อทำให้เรามีเวลามากขึ้นที่จะทำงานจริง ๆ เพราะอย่างไรก็ตาม จะมีสถานการณ์ที่ทำให้เราจำเป็นต้องเจอกันตัวเป็น ๆ อยู่ดี ไม่ต้องห่วงว่าจะไม่ได้เจอกัน เพียงแต่...

เมื่อพบเจอกัน เราจะสร้างคุณภาพของเวลา ที่จะทำให้เราดำรงอยู่ร่วมกันอย่างเต็มเปี่ยมได้อย่างไร